Founder đi vắng, bộ máy vẫn chạy: hệ thống AI có giới hạn đỏ và tư duy của người làm chủ

Tháng 10 này lịch làm việc của tôi gần như kín. Tôi đang theo học chương trình Thạc sĩ Luật Kinh tế, tham gia các khoá học nâng cấp tư duy, đi công tác, chốt hợp tác với đối tác và họp với từng phòng ban. Trước đây, mỗi khi người sáng lập vắng mặt liên tục như vậy, bộ máy ở nhà thường chững lại, còn tôi thì đi xa trong tâm trạng không yên.

Lần này, tôi chuẩn bị lên đường với tâm thế bình tĩnh hơn nhiều. Lý do là hệ thống vận hành bằng AI agent mà chúng tôi vừa đóng gói và tối ưu xong. Bài viết này ghi lại những gì chúng tôi đã làm, và quan trọng hơn là những điều tôi rút ra về tư duy, vì tôi tin công nghệ chỉ là phần nhìn thấy được của câu chuyện.

Cắt tỉa để hệ thống chạy gọn

Giai đoạn đầu, chúng tôi có hàng trăm luồng AI chạy ngầm, đan chéo vào nhau và tiêu tốn token một cách thiếu kiểm soát. Có nhiều thứ chạy cùng lúc không có nghĩa là hệ thống tốt. Tôi đã dành thời gian cắt tỉa chúng thành một luồng tinh gọn nhất có thể, trong đó mỗi mắt xích có một vai trò rõ ràng.

Hiện nay, hệ thống đang làm những việc sau:

• Dữ liệu được đẩy thẳng vào CRM.
• Việc nghiên cứu thị trường được thực hiện tự động.
• Các chiến dịch nhằm tạo ra doanh số được lên kế hoạch tự động.
• AI được trao quyền duyệt chi các khoản ngân sách nhỏ để duy trì tốc độ vận hành.

Nguyên tắc quan trọng nhất là giới hạn đỏ. Mỗi khoản chi tự động đều có mức trần. Vượt mức trần, hệ thống dừng hẳn (hard stop) và khoản chi phải qua kiểm duyệt của con người. Tôi gọi đó là uỷ quyền tối đa nhưng siết chặt hầu bao. Trao quyền cho máy mà không đặt trần là liều lĩnh. Có trần rõ ràng, người sáng lập mới thật sự yên tâm rời bàn làm việc.

Công nghệ giúp chạy nhanh, tư duy quyết định chạy đi đâu

Đằng sau mọi hệ thống công nghệ, theo tôi, thứ tạo ra khoảng cách lớn nhất giữa các doanh nghiệp vẫn là tư duy. Cùng một công cụ AI, hai người dùng có thể ra hai kết quả hoàn toàn khác nhau, vì cái khác nằm ở việc họ đặt câu hỏi gì, giao việc gì cho máy và giữ lại quyết định nào cho mình.

Điều đó nhắc tôi nhớ lại thời điểm nhiều năm trước, khi tôi rời vị trí Quản lý kinh doanh vốn khá an toàn, và trước đó là vai trò kỹ sư cầu nối (BrSE) tại Nhật, để ra ngoài làm chủ. Khi ấy, không ít người nhìn tôi với vẻ ái ngại. Họ cho rằng đó là một nước đi nhiều rủi ro và không hiểu tôi đang nghĩ gì.

Tôi vẫn đang trên con đường khởi nghiệp và tôi thật sự trân trọng quá trình này. Nhưng để nói cho đúng, câu chuyện thành công ngoài đời thực giống việc đi trên dây hơn là một bức tranh màu hồng. Bất kỳ ai làm chủ cũng phải đi qua những giai đoạn khó khăn, có lúc chỉ mong ngày mai đủ ăn. Đó là quá trình đòi hỏi nhiều mồ hôi và sự bền bỉ, không đơn giản và hào nhoáng như những gì người ngoài vẫn thấy.

Khiêm hạ để giữ đôi chân chạm đất

Qua những năm làm kinh doanh, tôi rút ra một bài học về sự khiêm hạ. Trong kinh doanh, hôm nay có thể đang ở trên cao, ngày mai đã ở dưới thấp. Không ai có thể chắc chắn về điều gì, và khi chưa chắc chắn thì không nên nói quá lời. Với tôi, khiêm hạ không phải là nhún nhường. Đó là cách để giữ đôi chân luôn chạm đất, nhờ vậy mình vẫn nhìn thấy sự thật về công việc của chính mình.

Quỹ thời gian có hạn, nên tôi chọn người đi cùng

Cũng từ những trải nghiệm ấy, tôi nhận ra quỹ thời gian của một đời người rất ngắn. Một ngày với công việc, gia đình và học tập trôi qua nhanh như chớp mắt, và năng lượng của mỗi người là hữu hạn. Vì vậy tôi quyết định thu hẹp vòng tròn của mình lại, không dành thời gian cho những mối quan hệ hời hợt. Tâm sức của tôi dành cho những người thực sự trân trọng nhau, sẵn sàng lắng nghe và nâng đỡ nhau khi cần.

Khi dọn bớt những năng lượng thừa, tôi thấy những điều tốt đẹp đến dễ dàng hơn.

Một thành viên mới trong Ban Giám đốc

Trong tháng 10 này, Ban Giám đốc (BOD) của chúng tôi chính thức đón thêm một người đồng hành mới. Các anh em đang triển khai các hợp đồng và lên kế hoạch để scale-up cho giai đoạn tiếp theo. Tìm người giỏi đã khó. Tìm được một người đồng quan điểm, chung hệ giá trị và sẵn sàng lên cùng một con thuyền còn hiếm hơn nhiều.

Tôi tin rằng khi mọi người đồng lòng, trên nền những giá trị cốt lõi mà chúng tôi đã, đang và sẽ tiếp tục bồi đắp, tập thể này sẽ ngày càng vững mạnh. Tôi xin cảm ơn người anh em đã quyết định cùng lên thuyền.

Yên tâm lên đường

Tóm lại, nền tảng đã vững, đội ngũ được gia cố và hệ thống vận hành đã tự chạy trong giới hạn được đặt ra. Nhờ vậy, tôi có thể yên tâm lên đường đón nhận những cơ hội mới, mà không phải ngoái lại nhà mỗi giờ để xem mọi thứ còn chạy hay không. Với tôi, đó là kết quả của hai việc đi cùng nhau: một hệ thống được thiết kế gọn có kỷ luật, và một tư duy khiêm hạ, tập trung vào những người đáng tin.